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[上班族必備技能] 如何提高會議效率?

2022-07-12

提到會議,相信大家腦中浮現的,很常是負面又沒效率的場景。原先會議室只訂了一小時使用時間,沒想到大家在會議中討論熱烈,甚至離題,導致會議被延長了30分鐘。更慘的是,會議結束後你突然意識到,會議沒有任何結論、行動項與負責人,會議有開也等於白開了。不過也有的時候,我們希望用會議來蒐集大家對下一個活動的想法,沒想到大家都不發一語,各自用筆電做自己的事。沒有效率的會議基本上每天都在發生,不過以下一些簡單的技巧,大家可以試著在每次會議中練習,來增加會議的效率。

會議前

為了讓所有會議的參與者訊息同步,建議邀請與會者前,要確認會議目的與流程,並且提供會前應該要先看過的資料,讓大家對於會議的討論有所準備。相信大家都有一個經驗,有的時候我們召開會議,只是因為主管或是老闆要求,但其實並沒有一個明確的開會目的。藉由會前準備,我們可以重新釐清想藉由會議得到的結果,清楚的議程也可以讓我們在會議中的討論不離題。

會議中

人一般來說能夠專注的時間為10-15分鐘,所以過長的會議是絕對會造成效率的下降。假設會議中大家提出了太多的想法,而拉長了會議,這時你必須站出來提醒大家專注在會議議程上以及會議的時間。會議結束前,也務必要做個小結,確認接下來的待辦事項和負責人,這樣會議的時間才沒有白白浪費。

會議後

如果你是會議的主辦者,在會議結束後,建議可以寫一個簡短的會議總結,列出會議討論的待辦事項與負責人。這樣每個參與者就知道接下來他們該有甚麼產出,你也可以比較容易進行專案的時程控管。

以上是每個要主辦會議或甚至是參與者都可以來試著執行的技巧。而如果你是一個老闆或是公司的高層,除了上述這些技巧外,也可以同時考慮採購無線簡報分享器,來提升員工的工作效率與產能,以下簡單介紹三個採用無線簡報方案的好處:

1.支援自攜設備(BYOD, Bring Your Own Device)

因為手機、平板等行動裝置的風行,在歐美企業開始盛行讓員工自己帶自身習慣使用的設備上班的風潮,這股潮流即被稱為「自攜設備」(BYOD)。除了慣用設備以外,不過很多時候其實工具也是搭配不同職位來使用,公司中有業務、行銷、工程師與設計師等等,每個位子都有需要使用到的軟體,以及其因應而生適用的硬體。採用無線簡報分享器的環境,可以讓Windows筆電、MacBook、iPhone與安卓智慧型手機等都能輕鬆進行分享畫面,不管想要用哪種裝置分享專案,都不用被HDMI線限制。

2. 快速連線開始會議

一般來說,表定會議時間假設一小時,通常會前也還要花5分鐘的時間來做會議設定。萬一會議期間系統出問題,就要再浪費更多時間來處理。若將會議室改造為無線投影的環境,不僅能支援各種不同的設備來投影,會議主持者從走進會議室到開始分享畫面,可以省去各種前置作業,只要10秒內即可進行投影。投影方式也可以選擇用App或是使用按鈕配件隨插即投。

3. 順暢的協作體驗

內部在溝通業務數字和行銷成果時,相信大家都有覺得數字怪怪的,然後開始和主講者確認數字的經驗。若是在使用HDMI有線的簡報環境,會議參與者可能就是用口頭來指出數字的問題,或是和主講者換位子來接HDMI投影自己的資料。在無線投影的環境下,畫面支援到四分割畫面,不管是主講者或是參與者,都可以投影畫面到螢幕上,像剛剛提到的情境,參與者可以直接投影自己手上的資料來方便比對。分割畫面也可以方便大家腦力激盪,隨時分享自己找到的素材或好點子。

要提高會議的效率,其實不只在思維與工作方法上下功夫外,利用正確的科技也相當重要。無線投影即是一個相當好的會議幫手,若你考慮在辦公室安裝無線投影的話,可點擊此連結聯繫我們。

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